In deze coronatijd zijn we ineens heel afhankelijk geworden van het digitale werken. Je komt om in de verschillende tools en programma’s en soms lijkt iedere organisatie of overleg weer iets anders te gebruiken. In onze zoektocht naar oplossingen zien we dat er veel overlap is in mogelijkheden, en dat een aantal programma’s eruit springt. Graag helpen we jou met onze ervaringen met digitaal werken met (grote) groepen, zodat ook jouw werk en dat van je team zo goed en zo sociaal mogelijk door kan gaan.

Digitaal vergaderen voor kleine groepen of digitale interviews
Als je gaat vergaderen met een kleine groep heb je veel keus uit applicaties. De meeste apllicaties hebben een aantal basisopties, zoals het delen van schermen, beeldbellen (met een beperkt aantal mensen) en zijn ook beschikbaar voor mobiele apparaten. Populaire gratis opties zijn Skype, Starleaf en Google Hang-outs . Wil je meer mogelijkheden en intuïtievere dus prettiger werkende applicaties? Dan kom je al snel uit op Zoom of Microsoft Teams.

Digitale interactieve bijeenkomsten voor grote groepen: colleges, webinars of training
Werk je met een grotere groep? Dan springen Microsoft Teams en, vooral, Zoom er bovenuit.
Bij deze applicaties heeft alleen de organisator een account nodig. Deelnemers kunnen gemakkelijk via een link de bijeenkomst bijwonen. Zo houd je de toegang voor je evenement laagdrempelig. Naast de mogelijkheid om veel actieve deelnemers (tot 100!) uit te nodigen, bieden deze applicaties meer opties voor interactie. Denk bijvoorbeeld aan een virtueel whiteboard, verspreiden van hand-outs of mogelijkheid om te stemmen.

Waarmee Zoom zich onderscheidt van Teams is de mogelijkheid om veel mensen in beeld te hebben. Bij Teams zie je alleen de vier meest actieve deelnemers. Onze ervaring is dat het voor de spreker prettig is als die iedereen (of in ieder geval een groot deel) van het publiek in beeld ziet. Je hebt makkelijker interactie met de groep en je kunt zien hoe iedereen erbij zit. Een ander groot voordeel van Zoom is dat je de groep makkelijk kan opdelen in subgroepen. Dat is handig als je bij een training de deelnemers in kleine groepjes een opdracht wilt laten doen.

Wat wel gezegd moet worden, is dat Zoom negatief in het nieuws is geweest op het gebied van veiligheid. Dit zou niet op orde zijn.

Digitale brainstorm of werkateliers
Voor de meer creatieve invulling van digitaal samenwerken kom je al snel uit bij Miro en Meindmeisters. Wil je een brainstormsessie organiseren met jouw team? Of wil je input ophalen bij stakeholders en was je eigenlijk van plan om in een zaaltje met post-its in de weer te gaan? Geen paniek, met deze applicaties kan je zo’n sessie eenvoudig digitaal organiseren. Mindmaps, kanbanborden, userstory maps en brainwriting. Er zijn allerlei creatieve werkvormen om uit te kiezen. Daarnaast kan je met elkaar chatten, videobellen en stemmen. Een andere mooie functionaliteit is dat deelnemers (op de organisator na) niet per se een account nodig hebben om aan te sluiten. Je bent dus snel ‘up and running’.

Beide programma’s – Miro en Meindmeisters – zijn te koppelen aan (de projectomgeving van) MS Teams; handig als jouw team hier bestanden deelt. Natuurlijk kun je bij jouw sessie ook applicaties combineren: sta in contact met je collega’s via Zoom terwijl je ondertussen samen aan een mindmap werkt in Miro of Meindmeisters.

Deze applicaties zijn gratis te gebruiken, maar zonder abonnement ben je beperkt tot maximaal drie borden en vier deelnemers. Als je serieus aan de slag wilt, heb je dus wel een abonnement nodig.

Andere dingen om rekening mee te houden als je digitale groepssessie doet
Maak zoveel mogelijk gebruik van dezelfde programma’s. Dit biedt meerdere voordelen: je leert het programma beter kennen en je beperkt de wirwar aan accounts en applicaties. Over het algemeen bieden betaalde accounts veel mogelijkheden, en is het zonde is om overal een account voor aan te moeten schaffen.

Wat voor jou handig is, hangt natuurlijk ook af van wat in jouw organisatie wordt gebruikt. Werkt jouw organisatie al met Teams om bestanden met elkaar te delen? Dan biedt het gebruik van Teams extra voordelen.

Nog niet van elk programma is helemaal duidelijk hoe het met de beveiliging en privacy zit. Over het algemeen is de beveiliging van betaalde accounts beter, maar dit geeft nog geen garantie.

Er zijn signalen dat Rijkspartijen gaan werken met Cisco Webex. Als samenwerkingspartner zul je hier dan wellicht in mee moeten gaan.
In de zoektocht zijn meer programma’s bekeken. Zo werken veel mensen met Skype. Waar dat voor kleine groepen nog goed kan werken, wordt Skype for Businessv- de betaalde variant van Skypev- langzaam uitgefaseerd en vervangen door Microsoft Teams.

We hopen dat het delen van onze eigen zoektocht naar digitale werkvormen jou en je team verder helpt. En we zijn natuurlijk altijd bereid om je verder te helpen. We zitten maar een telefoontje bij je vandaan.